Działania zgodne z ustawą o detektywistyce w Safe idea Sp. z o.o.

Zasady realizacji umowy przez Safe Idea Sp. z o.o. zgodnie z Ustawą o usługach detektywistycznych

1. Przetwarzanie danych osobowych podczas realizacji umowy
Safe Idea Sp. z o.o., świadcząc usługi detektywistyczne, przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wynikających z zawartej umowy.
Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z:
a. Ustawą z dnia 6 lipca 2001 r. o usługach detektywistycznych,
b. Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO) (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO),
c. oraz innymi przepisami prawa regulującymi ochronę danych osobowych w Polsce.
d. Wszystkie informacje uzyskane w trakcie realizacji zlecenia są objęte tajemnicą zawodową i nie mogą być ujawniane osobom trzecim bez podstawy prawnej.

2. Usunięcie danych osobowych po zakończeniu umowy
Zgodnie z art. 8 ust. 4 oraz art. 13 ust. 2 Ustawy o usługach detektywistycznych, Safe Idea Sp. z o.o. jest zobowiązana do usunięcia danych osobowych zgromadzonych w trakcie realizacji umowy detektywistycznej po zakończeniu jej realizacji, o ile nie zachodzą przesłanki prawne do ich dalszego przechowywania.
A. Podstawowe zasady dotyczące usunięcia danych:
• Obowiązek przechowywania danych przez okres 2 lat: Dokumentacja i dane przetwarzane w ramach realizacji usług detektywistycznych (w tym raport końcowy oraz materiały dowodowe, np. zdjęcia, nagrania, notatki) podlegają przechowywaniu przez okres 2 lat od zakończenia sprawy, zgodnie z art. 13 ust. 2 Ustawy o usługach detektywistycznych.
• Po upływie 2 lat: Dane muszą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, chyba że przepisy szczególne (np. decyzje sądów) nakazują ich dalsze przechowywanie.

B. Forma usunięcia danych:
• Materiały w formie fizycznej (np. dokumenty, wydruki, zdjęcia) są niszczone poprzez zastosowanie urządzeń takich jak niszczarki zgodne z normami ochrony danych.
• Dane elektroniczne (np. pliki, nagrania) są usuwane przy użyciu narzędzi, które gwarantują ich trwałe zniszczenie.

C. Dokumentacja usunięcia danych:
Safe Idea Sp. z o.o. sporządza protokół zniszczenia danych, który zawiera m.in.:
• datę oraz sposób usunięcia danych,
• zakres usuniętej dokumentacji,
• potwierdzenie, że dane zostały trwale zniszczone.

3. Sporządzenie i przekazanie raportu klientowi
Po zakończeniu umowy Safe Idea Sp. z o.o. sporządza i przekazuje klientowi raport końcowy, który zawiera zgromadzone w trakcie realizacji zlecenia materiały oraz informacje niezbędne do realizacji celów umowy.
Raport może być przekazany w formie:
a. fizycznej (np. wydruk dokumentu, zdjęcia),
b. elektronicznej (np. zaszyfrowany plik przesłany drogą cyfrową).

4. Co w przypadku, gdy klient nie odbierze raportu?
Jeżeli klient nie odbierze raportu końcowego w ustalonym terminie, Safe Idea Sp. z o.o. przechowuje raport oraz dane zgromadzone w ramach realizacji umowy przez okres 2 lat od zakończenia sprawy, zgodnie z art. 13 ust. 2 Ustawy o usługach detektywistycznych.
Przechowywanie raportu przez okres 2 lat:
a. W czasie przechowywania raportu, dokumentacja pozostaje zabezpieczona przed dostępem osób nieupoważnionych.
b. Safe Idea Sp. z o.o. może podejmować próby kontaktu z klientem w celu ustalenia sposobu przekazania raportu.
Usunięcie danych po upływie 2 lat:
a. Po zakończeniu wymaganego okresu przechowywania (2 lata), raport oraz wszystkie związane z nim dane muszą zostać zniszczone, zgodnie z art. 8 ust. 4 Ustawy o usługach detektywistycznych.
b. Safe Idea Sp. z o.o. sporządza protokół zniszczenia dokumentów, potwierdzający trwałe usunięcie danych w sposób zgodny z przepisami prawa.

5. Podstawa prawna przetwarzania danych
a. Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO – przetwarzanie danych w celu realizacji umowy oraz prawnie uzasadnionych interesów administratora.
b. Art. 8 ust. 4 oraz art. 13 ust. 2 Ustawy o usługach detektywistycznych – przechowywanie danych przez okres 2 lat oraz obowiązek ich zniszczenia po upływie tego okresu.

Podsumowanie
Safe Idea Sp. z o.o. stosuje najwyższe standardy ochrony danych osobowych, realizując usługi detektywistyczne w zgodzie z przepisami prawa. Wszystkie dane zgromadzone w ramach realizacji zlecenia w przypadku ich nie odebrania są przechowywane przez okres 2 lat od zakończenia sprawy, a następnie trwale niszczone, jeśli nie istnieją szczególne przesłanki prawne do ich dalszego przechowywania.

W przypadku odbioru raportu przez klienta, dokumenty są niszczone, z pełnym zabezpieczeniem przed dostępem osób nieupoważnionych.

Data ostatniej aktualizacji: 02.12.2024